Antes de entrar en detalles económicos, comencemos indicando que no hay una fórmula exacta a la pregunta de cuánto debo presupuestar para una feria empresarial, todo depende si se trata de un más que necesario stand de diseño en Barcelona para MWC, o de un expositor en una feria local y de poco (pero apreciado) alcance. Pero sí es verdad que a la hora de decidir embarcarnos en la recomendable aventura de exponer en una feria empresarial, debemos hacerlo sin reparos a mostrar lo mejor de nosotros mismos, y eso, sin cierta flexibilidad y sin cierta predisposición a invertir, difícilmente lo conseguiremos.
Basar el presupuesto en el coste de la feria
Si la participación en una feria nos va a costar 1.000 euros, resulta incluso pomposo y descabellado hacer una inversión que la multiplique por 10. De igual forma, si un espacio en una exposición cuesta alrededor de los 30.000 euros, es ridículo presentarnos con un simple stand que nos haya costado 5.000.
De hecho, el stand y la participación es lo que se debe llevar el mayor coste del presupuesto, ya que son las dos claves para el éxito en una feria, y por tanto, ambos costes deben ser cuanto menos parejos.
Piensa por otra parte que los costes de participar en una feria están totalmente medidos y en proporción al alcance de ésta. Por tanto, si la participación en una feria tiene un coste elevado, es porque tiene una proyección elevada. Gastos que por otra parte estás rentabilizando gracias a la publicidad que ofrece y a la seguridad de alcanzar un importante porcentaje de tu clientela.
Haz tu propia medición del alcance y decide acorde a ella
Esto último no significa que por pagar 30.000 euros tengamos asegurado al 100% que al menos lo recuperaremos en ventas, pero sí puede ser que aunque en un principio el saldo sea aparentemente negativo, lo amorticemos con lo que hubiésemos invertido en publicidad para X asistentes que tengan de media o que retorne poco a poco al habernos convertido en un referente para los asistentes (por ello es tan importante un stand llamativo y bien planteado).
Ejemplo de planteamiento de presupuesto
Para una feria cuya participación nos cuesta por ejemplo 10.000 euros (el rango es demasiado amplio como para ofrecer una media con exactitud), deberíamos plantear un coste del stand cercano a los 15.000, y otros 25.000 en gastos derivados de ésta (material que ofrecer a los visitantes, gastos de marketing y promoción extra, desplazamientos, transporte del material a exponer etc.)
En total estaríamos hablando de 50.000 euros, que en un principio podría parecernos excesivos pero que quedan en nada si la feria tiene una asistencia media de 30.000 asistentes, ya que estaríamos invirtiendo 1,66 euros en una publicidad “de oro” por cada uno de ellos.
Es cierto que no los 30.000 asistentes nos va a reportar beneficios, pero al tratarse de un público muy focalizado (acude por propia voluntad a consultar servicios que trabajamos, no se trata de publicidad invasiva) sí hay amplias probabilidades de que si no lo hacen al momento, reclamen nuestros servicios en el futuro.
Considera otros beneficios económicos y arriesga
Cuando realizamos una campaña de publicidad online, la realizamos asumiendo ciertos riesgos y no sin acudir a la máxima “ensayo-prueba-error”: sabemos que nuestra clientela está ahí pero también asumimos que no toda va a clicar a nuestro anuncio, pero aun así nos merece la pena estudiar su comportamiento y esperar a que lo retenga convirtiéndose en algún momento en cliente.
Con la intervención en ferias debe pasar lo mismo: no debemos temer invertir cierta cantidad en una feria sin la seguridad de un retorno inmediato, ya que el simple hecho de estar donde se encuentra nuestra clientela es algo útil para que nos consideren referentes y por otra parte para que podamos estudiar su comportamiento.
